Le rôle crucial des documents "P&P" dans la vente directe

En 2022, Nadia Maloisel et moi avons fait l'audit d'une grande entreprise de Vente Directe, dont les règles de présence sur les réseaux sociaux n'avaient jamais été clairement édictées.

Cela a créé des jalousies entre Distributeurs. La direction a dépensé beaucoup d'énergie pour gérer au cas par cas.

Au final, personne n'était satisfait et tous se croyait victimes des autres...

Le problème ? Cette société avait un contrat VDI mais pas de "Politiques et Procédures"

La plupart des sociétés de vente directe ont des documents qui combinent des politiques, des processus et des règles et réglementations utilisées pour traiter avec des vendeurs directs indépendants. Celles-ci sont généralement appelées «politiques et procédures» ou «P&P», en abrégé.

La partie «politiques» de ce document rassemble un ensemble de lignes directrices pour aborder divers problèmes. Les «procédures» sont de nature plus spécifique et décrivent les actions à entreprendre pour mettre en œuvre une certaine politique. Les procédures, en d'autres termes, montrent à toutes les parties liées comment agir dans divers cas. Par conséquent, les politiques et les procédures sont étroitement liées.

Avantages d'avoir un document P&P :

• Fournit une image générale des valeurs et de la culture de l'entreprise

• Apporte de l'uniformité au traitement des situations

• Améliore l'égalité, renforce la confiance

• Éduque toutes les parties, minimisant les problèmes de conformité

• Réduit les erreurs de gestion

• Permet de contrôler par exception plutôt que de «micro-manager»

• Permet de guider sans intervenir constamment

• Assure la conformité de l'organisation aux réglementations

• Aide à renforcer l'image professionnelle

• Fait gagner du temps

• Fait économiser des frais d'avocat et de justice

Contenu

Alors, à quoi doit ressembler un document P&P? Il doit comporter certaines parties essentielles, puis le reste - longueur, libellé, etc., dépendra des choix de la direction. Les composants de base sont:

• Objet du document

• Liste des termes utilisés et définitions

• Explications des politiques et procédures individuelles

• Clarifications sur les «acceptables» et «inacceptables»

• Conséquences du non-respect

Une fois les politiques et procédures en place, il y a trois autres tâches à accomplir qui sont d'égale importance: communiquer les P&P, les appliquer et les modifier

1. Communiquer

Il faut toujours se rappeler que tout ce contenu P&P vise à protéger les droits de chacun, y compris les vendeurs directs et les sociétés de sauvegarde, les employés et, encore une fois, les intérêts commerciaux des vendeurs directs.

Il est impératif que ce document soit facilement accessible et clairement compris par toutes les parties. Plus important encore, par des vendeurs directs indépendants.

2. Appliquer les règles, tout le temps, pour tous

Un document P&P ne peut remplir pleinement son objectif que s'il est strictement appliqué en toute équité. Sinon, cela sert tout aussi bien à créer la méfiance. Et regagner la confiance perdue est toujours beaucoup plus coûteux et douloureux.

Cela peut nuire à l'entreprise à court terme à discipliner un leader qui franchit une ligne. Pourtant, à plusieurs reprises, les gains à long terme sont inestimables.

L’expérience a montré à maintes reprises qu’une équité absolue dans l’application des règles augmente également le niveau total de conformité.

Les VDI doivent savoir ce qui adviendra si ils.elles enfreignent une règle et il ne doit y avoir aucune exception.

Prévoir une séquence avec de simples rappels à la règle avant une sanction, peut aider à ne pas tergiverser et être capable de montrer l'exemple.

3 . Mettre à jour

Un document de politiques et de procédures doit être modifié périodiquement. C'est inévitable. Les exigences peuvent changer, donc le P&P doit s'adapter avec elles.

Les changements fréquents doivent cependant être évités, afin de ne pas nuire à toute la confiance et à la réputation positive qui se sont bâties jusque-là.

Et chaque révision doit être bien communiquée pour s'assurer que le but et la nature de l'amendement sont bien compris.

Les changements fréquents depuis quelques années correspondent aux règles de bonne conduite sur les réseaux sociaux.

Vous ne vous sentez pas concerné.e ?

On pourrait croire que les politiques et procédures créent une bureaucratie inutile, voire un obstacle à la croissance de l'entreprise. C'est l'inverse qui est vrai: avoir des politiques et des procédures formelles aide les dirigeants à gérer leur entreprise de manière beaucoup plus fluide et efficace.

Un avocat Partenaire Agréé de la Fédération de la Vente Directe m'expliquait récemment : "Je pense qu'environ 30% des demandes que nous recevons auraient pu être évitées avec politiques et procédures correctement rédigées."

Prêt.e à passer au niveau supérieur ?

Combiner les règles P&P avec une bonne stratégie pour votre entreprise de Vente Directe serait peut-être la clé pour rebondir en 2023 !

L'entreprise évoquée en introduction de cet article a retrouvé un développement apaisé et des leaders motivées.

Pour en savoir plus, contactez-nous.